Controle de estoque para restaurante pequeno

Controle de estoque para restaurante pequeno: comece pelo que pesa

O controle de estoque para restaurante pequeno falha quase sempre pelo mesmo motivo: o dono tenta controlar tudo, do sal ao guardanapo, desiste na segunda semana e volta a comprar "pelo olho". A saída é inverter a ordem. Controle primeiro os poucos itens que respondem pela maior parte do dinheiro parado na despensa e deixe o resto para depois.

Este texto mostra um método que cabe numa rotina com pouca gente: separar os itens por importância, registrar entradas com custo, contar o que importa toda semana e transformar a diferença em ação.

Por que controlar estoque, em reais

Estoque é dinheiro em forma de queijo, carne e embalagem. Sem controle, três coisas acontecem:

• Você compra demais e perde produto por validade.
• Você compra de menos e tira item do cardápio no meio do sábado.
• O produto some por desperdício, porção maior que a ficha ou desvio, e ninguém percebe.

Um exemplo de pizzaria pequena: ela compra 60 kg de muçarela por mês a R$ 40,00 o quilo, R$ 2.400,00. Se 5% some sem explicação, são 3 kg, ou R$ 120,00 por mês só nesse item. Em um ano, R$ 1.440,00. E muçarela é um item entre vários.

Passo 1: separe os itens pela curva ABC

A curva ABC ordena os insumos pelo valor gasto no mês. Em restaurante, poucos itens somam a maior parte do custo:

• Classe A: cerca de 20% dos itens, perto de 80% do valor. Carne, queijo, camarão, açaí, óleo.
• Classe B: os próximos itens, cerca de 15% do valor.
• Classe C: a maioria dos itens, cerca de 5% do valor. Temperos, descartáveis pequenos.

Como fazer: pegue as notas de compra do último mês, some o valor por insumo e ordene do maior para o menor. Exemplo de uma hamburgueria:

Cinco itens somam 78% do gasto. São eles que você conta toda semana.

Passo 2: registre toda entrada com o custo da nota

Entrada de mercadoria sem registro destrói qualquer controle. Cada compra precisa entrar com quantidade, unidade e custo.

Custo médio

Quando você compra o mesmo insumo por preços diferentes, o custo do estoque é a média ponderada. Exemplo:

• Estoque atual: 10 kg de queijo a R$ 38,00 o quilo, R$ 380,00.
• Nova compra: 5 kg a R$ 44,00 o quilo, R$ 220,00.
• Novo estoque: 15 kg valendo R$ 600,00.
• Custo médio: R$ 600,00 dividido por 15 kg = R$ 40,00 o quilo.

É esse custo que vai para o cálculo do CMV, não o preço da última nota.

Unidade de compra e unidade de uso

Você compra queijo em peça de 3 kg e usa em gramas. Compra refrigerante em fardo de 12 e vende em lata. Defina a conversão uma vez (1 fardo = 12 latas) e registre sempre na mesma unidade de estoque.

Passo 3: faça inventário curto e frequente

Inventário é a contagem física do que está na despensa, na câmara e na geladeira. Para restaurante pequeno, o ritmo que funciona:

Regras da contagem:

• Conte antes de abrir ou depois de fechar, nunca com a cozinha produzindo.
• Conte na unidade de estoque (kg, unidade, litro), não em "meia caixa".
• Produto aberto conta pelo peso, não por estimativa.
• Duas pessoas no item A mais caro: uma conta, outra confere.

Estoque teórico x estoque real

Estoque teórico é o que deveria existir: estoque inicial, mais compras, menos o que foi usado nas vendas, menos perdas registradas. Estoque real é o que você contou. A diferença é a perda não explicada.

Exemplo da muçarela em uma semana:

• Estoque inicial: 14,0 kg
• Compras: 15,0 kg
• Consumo pelas vendas (pela ficha técnica): 16,2 kg
• Perdas registradas: 0,4 kg
• Teórico: 14,0 + 15,0 menos 16,2 menos 0,4 = 12,4 kg
• Contado: 11,6 kg
• Diferença: 0,8 kg, que a R$ 40,00 o quilo dá R$ 32,00 na semana

Para calcular o consumo pelas vendas você precisa da ficha técnica de cada prato. Sem ela, só dá para saber quanto saiu, não quanto deveria ter saído.

Passo 4: registre perdas com motivo

Perda registrada não é fracasso, é informação. Toda saída que não é venda precisa de quantidade e motivo.

Se a diferença entre teórico e real cai quando as perdas passam a ser registradas, o problema era registro. Se continua alta, olhe porcionamento e recebimento.

Passo 5: defina estoque mínimo e ponto de pedido

Com quatro semanas de dados, você sabe quanto usa de cada item A por semana. A partir daí:

• Estoque mínimo = consumo médio por dia vezes dias de entrega do fornecedor, mais uma margem de segurança.
• Exemplo: consumo de 2,5 kg de bacon por dia, fornecedor entrega em 3 dias, margem de 1 dia. Estoque mínimo: 2,5 x (3 + 1) = 10 kg.

Quando a contagem ou o sistema mostrar menos de 10 kg, é hora de pedir. Isso evita a compra de emergência no atacarejo, normalmente mais cara.

Confira a mercadoria no recebimento

Boa parte da diferença de estoque nasce na porta, antes de o produto entrar na despensa. Recebimento é o momento de conferir, não de assinar e voltar para a chapa.

O que conferir em cada entrega:

• Peso e quantidade contra a nota, não contra o pedido feito por telefone.
• Temperatura de refrigerados e congelados, com termômetro.
• Validade de cada lote, e se ela cobre o tempo que você leva para usar.
• Embalagem íntegra, sem lata amassada ou saco furado.
• Preço da nota igual ao combinado.

Um exemplo de por que vale a pena: uma caixa de frango vendida como 10 kg chega com 9,4 kg. A R$ 18,00 o quilo, são R$ 10,80 a menos na caixa. Com 4 entregas por mês, R$ 43,20 que você paga e não recebe. Se ninguém pesa, essa diferença aparece no inventário como perda da cozinha.

Quanto tempo o controle consome

Somando tudo, o método toma pouco tempo por semana:

• Inventário dos itens A: 20 minutos.
• Registro das compras: 5 minutos por nota, ou menos se o sistema importa o arquivo da nota.
• Conferência no recebimento: 5 minutos por entrega.
• Análise da diferença entre teórico e real: 15 minutos.

Uma hora e pouco por semana para saber onde estão algumas centenas de reais por mês é uma troca que se paga rápido.

Erros comuns no restaurante pequeno

• Controlar tudo desde o primeiro dia. Comece pela classe A.
• Não registrar a compra feita no mercado com dinheiro do caixa.
• Contar em dias diferentes a cada semana, o que impede comparar.
• Ignorar a porção real. Se a ficha diz 150 g e o chapeiro usa 170 g, a diferença aparece como perda no inventário.
• Usar o preço da última nota em vez do custo médio.
• Não olhar a diferença. Contar e não agir é só trabalho a mais.

Checklist da primeira semana

• Lista dos insumos ordenada por gasto no último mês.
• Itens da classe A definidos (10 a 20 itens).
• Unidade de estoque e conversão definidas para cada item A.
• Contagem inicial dos itens A feita e registrada.
• Todas as compras da semana registradas com custo.
• Planilha ou sistema de perdas com motivo à disposição da cozinha.
• Dia e horário fixo do inventário semanal combinados.

Para restaurante de prato feito e marmitaria, onde o cardápio muda por dia, o controle por insumo é ainda mais importante. Veja sistema para marmitaria.

Como fazer isso no Rest Food

No Rest Food, o estoque trabalha com custo médio, inventário e registro de perdas, a partir do plano Delivery. A nota de entrada importa o XML do fornecedor, dá entrada no estoque e já cria a conta a pagar, o que elimina a digitação da compra item a item.

No plano Completo, a ficha técnica faz a baixa automática dos insumos a cada venda e o relatório de CMV por produto mostra quanto cada prato custa de verdade. Os relatórios de estoque baixo e de movimentações de estoque mostram o que precisa ser comprado e o que saiu, com exportação em CSV.