Como escolher um sistema para restaurante (checklist)

Como escolher um sistema para restaurante sem cair em letra miúda

Escolher um sistema para restaurante pela demonstração é como contratar cozinheiro pela entrevista. Na demonstração tudo funciona: internet perfeita, cinco pedidos, ninguém com pressa. O que importa é como o sistema se comporta na sexta às 20h30, com a internet oscilando e 20 pedidos na fila, e o que acontece quando você quer sair dele.

Este checklist é feito de critérios que você consegue verificar: no contrato, na página de preços ou num teste de uma hora. Nenhum deles depende de acreditar na promessa do vendedor.

O checklist em uma tabela

1. Custo total, não mensalidade

A mensalidade é só uma parte da conta. Some tudo o que você vai pagar em 12 meses:

• Mensalidade ou anuidade do plano que de fato atende você (não o plano de entrada que aparece no anúncio).
• Comissão por pedido ou percentual sobre a venda, se houver.
• Custo por nota fiscal ou pacote de notas.
• Módulos pagos à parte: delivery, mesas, estoque, robô de WhatsApp.
• Taxa de implantação ou treinamento.
• Equipamentos exigidos: computador, tablet, impressora.

Mensalidade fixa ou comissão: faça a conta

Suponha, como exemplo, um restaurante que fatura R$ 30.000,00 por mês no delivery próprio.

• Com um sistema que cobra 8% sobre os pedidos do canal próprio: 30.000,00 × 8% = R$ 2.400,00 por mês, ou R$ 28.800,00 em 12 meses.
• Com um sistema de mensalidade fixa de R$ 129,90: R$ 1.558,80 em 12 meses.

Os números são hipotéticos, mas a lógica vale: comissão cresce junto com as suas vendas, mensalidade fixa não. Quanto mais você vende, mais pesa a diferença. O impacto da comissão na margem está detalhado em comissão de app de delivery.

2. Fidelidade, multa e cancelamento

Leia a cláusula de cancelamento antes de assinar, não depois. Procure:

• Prazo mínimo de contrato (fidelidade de 12, 24 meses).
• Multa por cancelamento antecipado e como ela é calculada.
• Aviso prévio exigido para cancelar.
• Renovação automática e reajuste anual.
• Cobrança de equipamento em comodato se você sair.

Plano anual com desconto não é o mesmo que fidelidade. No anual você paga adiantado por um ano com preço menor. Na fidelidade você se compromete a pagar mensalidades futuras e paga multa se sair antes. Saiba qual dos dois está assinando.

3. Exportação de dados e quem é dono da base

Este é o critério que mais gente esquece e que mais dói depois. Se um dia você quiser trocar de sistema, vai precisar levar:

• Cadastro de clientes, com telefone e endereço.
• Cardápio, com produtos, preços, tamanhos e complementos.
• Histórico de vendas, para comparar ano contra ano.
• Notas fiscais emitidas (os XMLs, que o contador precisa).

Durante o teste grátis, tente exportar cada um desses. Se a exportação não existe, ou existe só "pedindo ao suporte", você sabe o que esperar na saída. A base de clientes é um ativo do restaurante, e também envolve responsabilidades com os dados dos clientes, como explica o texto sobre LGPD para restaurantes.

4. O que acontece quando a internet cai

A internet vai cair. A pergunta é o que o sistema faz quando isso acontece:

• Os pedidos que chegaram antes da queda continuam visíveis?
• A impressão na cozinha segura os pedidos e imprime quando a conexão volta, sem duplicar?
• O PDV continua registrando venda no balcão?
• Quando a conexão volta, o sistema reconecta sozinho ou alguém precisa recarregar a página?
• O cardápio do cliente continua abrindo para quem já visitou?

Teste de verdade: durante o período grátis, com pedidos de teste entrando, desligue o roteador por cinco minutos e ligue de novo. Veja o que se perdeu e o que saiu duplicado.

5. Nota fiscal

Sistema sem nota fiscal resolvida vira problema no primeiro mês. Pergunte:

• Quais notas emite (NFC-e, NF-e, NFS-e)?
• Quem é o emissor: o próprio sistema ou um serviço parceiro? Há contrato separado?
• Quanto custa por nota ou por pacote?
• O que acontece quando a SEFAZ está fora do ar (contingência)?
• O contador consegue baixar os XMLs sozinho?

O que você precisa ter do seu lado (certificado digital, CSC, inscrição estadual) está no checklist para abrir um restaurante.

6. Suporte

Restaurante funciona à noite e no fim de semana. Suporte que atende de segunda a sexta em horário comercial não atende o seu problema.

• Em que dias e horários o suporte funciona?
• É gente ou só robô e base de artigos?
• Por qual canal: WhatsApp, telefone, chat?
• Existe ajuda na implantação (cadastro do cardápio, configuração da impressora)?

Verifique: durante o teste, chame o suporte numa sexta à noite com uma dúvida real e marque quanto tempo levou para uma pessoa responder.

7. Usuários, relatórios e integrações

Usuários e permissões

Cada pessoa da equipe precisa de login próprio, com permissão só para o que faz. Isso protege o caixa (você sabe quem deu desconto) e os dados dos clientes. Confira quantos usuários o plano inclui.

Relatórios

Liste as cinco perguntas que você mais faz sobre o negócio (vendas por dia, produto que mais sai, ticket médio, cancelamentos, CMV) e veja se cada uma tem um relatório. Confira se dá para exportar.

Integrações

Peça por escrito o status de cada integração que importa para você: pagamento online, marketplace, maquininha integrada (TEF), WhatsApp. "Em breve" e "em homologação" não são "funciona". Se a integração depende de você ter conta no parceiro, pergunte o que precisa.

Sinais de alerta na negociação

Algumas respostas do vendedor dizem mais que a demonstração:

• "O preço depende." Sem tabela pública nem proposta por escrito, você não consegue comparar e o valor pode mudar na renovação.
• "Isso a gente libera depois." Recurso que não está no ar no dia da assinatura não pode pesar na decisão.
• "Exportar dados? Nunca ninguém pediu." Quer dizer que a saída vai ser difícil.
• "O contrato é padrão, não precisa ler." Leia. Fidelidade e multa estão justamente ali.
• "Suporte é pelo e-mail, respondemos em até 48 horas." No sábado à noite, 48 horas é o fim de semana inteiro sem impressora.
• Pressão para fechar hoje com desconto que acaba amanhã. Sistema que você vai usar por anos merece uma semana de teste.

Nenhum desses sinais é motivo automático para descartar, mas cada um vira uma pergunta por escrito antes de assinar.

Roteiro de teste em seis passos

Use o período grátis para simular um dia real. Reserve uma tarde.

1. Cadastre o cardápio de verdade: pelo menos 10 produtos reais, com tamanhos e complementos. Se for pizzaria, teste o meio a meio.
2. Faça 20 pedidos de teste por canais diferentes: balcão, telefone, cardápio digital.
3. Derrube a internet por cinco minutos com pedidos entrando e veja o que acontece com a impressão e com o gestor de pedidos.
4. Feche um caixa com dinheiro, cartão e Pix, incluindo uma sangria.
5. Exporte clientes, produtos e vendas e abra os arquivos.
6. Chame o suporte no horário em que a sua loja está mais cheia.

Ao fim da tarde, você vai saber mais do que em três demonstrações.

Como fazer isso no Rest Food

Aplicando o checklist ao próprio Rest Food:

• Custo: planos mensais de preço fixo, sem comissão por pedido, a partir de R$ 79,90. No anual, você paga 10 mensalidades: no plano Delivery, R$ 1.299,00 em vez de R$ 1.558,80. Veja os planos.
• Fidelidade: não há. Teste de 14 dias grátis, sem cartão.
• Exportação: base de clientes exportável e 27 relatórios com exportação CSV.
• Internet caindo: a impressão tem fila local que segura os pedidos e imprime quando a conexão volta; o gestor de pedidos reconecta sozinho; o cardápio já visitado abre offline.
• Nota fiscal: NFC-e, NF-e e NFS-e via Focus NFe, com contrato do restaurante com a Focus NFe, certificado A1 e CSC.
• Suporte: humano, 7 dias por semana, com implantação acompanhada.
• O que ainda não está pronto: a integração com o iFood está em homologação; TEF, totem e outros marketplaces estão em breve.