Checklist para abrir um restaurante: documentos e sistema

Checklist para abrir um restaurante: a ordem importa

Este checklist para abrir um restaurante segue a ordem em que as coisas travam. Assinar o aluguel antes de saber se a prefeitura permite restaurante naquele endereço é o erro mais caro, e acontece com frequência. Comprar equipamento antes de saber o que a vigilância sanitária exige é o segundo.

Um aviso antes da lista: as exigências mudam de município para município e de estado para estado. O que está aqui é o caminho geral. Confirme cada etapa na prefeitura, no órgão estadual e com um contador, que vai fazer boa parte disso com você.

Visão geral em uma tabela

1. Consulta de viabilidade antes do aluguel

A consulta de viabilidade diz se a prefeitura permite a sua atividade naquele endereço. Ela leva em conta o zoneamento, o tipo de imóvel e às vezes o horário de funcionamento. Faça a consulta antes de assinar o contrato de aluguel, e se possível coloque no contrato uma cláusula que permite desistir caso a viabilidade seja negada.

O pedido é feito pelo integrador do seu estado, que faz parte da Redesim (abre em nova aba), a rede que liga Receita Federal, Juntas Comerciais, estados e prefeituras para abertura de empresas.

2. Abertura do CNPJ: MEI ou empresa

Com a viabilidade aprovada, você registra a empresa e recebe o CNPJ. A grande decisão aqui é o tipo de empresa.

Quando o MEI serve

O MEI é o formato mais simples, mas tem limites: teto de faturamento anual, limite de empregados e uma lista fechada de ocupações permitidas. Nem toda atividade de alimentação está na lista, e um restaurante com salão e equipe costuma passar dos limites rápido.

Antes de decidir, confira a lista de ocupações e os limites atuais no Portal do Empreendedor (abre em nova aba). Os valores já mudaram mais de uma vez, então não confie em número de reportagem antiga.

Quando abrir uma empresa

Se o faturamento esperado passa do teto do MEI, se você terá mais funcionários do que ele permite ou se a atividade não está na lista, o caminho é uma empresa (por exemplo, uma sociedade limitada, que pode ter um único sócio). O registro é feito na Junta Comercial do estado, pelo mesmo fluxo da Redesim.

3. Regime tributário

O regime define como você paga impostos. A maioria dos restaurantes pequenos e médios avalia o Simples Nacional (abre em nova aba), que junta vários tributos numa guia só, criado pela Lei Complementar 123/2006 (abre em nova aba). Mas o Simples nem sempre é o mais barato, e a escolha depende do faturamento, da folha de pagamento e do que você vende.

Essa é uma decisão para fazer com o contador, com números na mesa. Ela também afeta a nota fiscal: o regime e os códigos fiscais de cada produto entram na configuração do emissor.

4. Inscrições estadual e municipal

Restaurante vende mercadoria (comida e bebida), e venda de mercadoria passa pelo ICMS, que é estadual. Por isso a maioria precisa de inscrição estadual na Secretaria da Fazenda do estado. É ela que permite emitir a NFC-e, a nota do consumidor.

A inscrição municipal registra a empresa na prefeitura e é necessária para o alvará e para tributos municipais. Em vários estados as duas saem pelo mesmo fluxo da Redesim.

5. Alvará de funcionamento ou dispensa

O alvará é a licença da prefeitura para funcionar no endereço. A Lei 13.874/2019 (abre em nova aba), conhecida como Lei da Liberdade Econômica, garante que atividades classificadas como de baixo risco possam funcionar sem atos públicos de liberação. O que é baixo risco depende da classificação adotada pelo seu município e pelo estado, e restaurante com cozinha, gás e atendimento ao público nem sempre entra nessa faixa.

Na prática: pergunte na prefeitura (ou veja no resultado da Redesim) se a sua atividade, no seu endereço, precisa de alvará, de alvará provisório ou se está dispensada.

6. Vigilância sanitária e boas práticas

Quem manipula alimento precisa seguir as regras sanitárias. A referência nacional para restaurantes é a RDC 216/2004 da Anvisa (abre em nova aba), o regulamento técnico de boas práticas para serviços de alimentação. Estados e municípios podem ter normas complementares.

O que a fiscalização costuma pedir:

• Manual de Boas Práticas do estabelecimento, descrevendo como a cozinha funciona.
• Procedimentos Operacionais Padronizados (POP): higienização das instalações, controle de pragas, higiene dos funcionários, água.
• Responsável treinado em boas práticas de manipulação.
• Estrutura física adequada: pias para lavar as mãos, separação entre área suja e limpa, superfícies laváveis, armazenamento com controle de temperatura.

Faça essas perguntas antes da reforma. Mudar a posição de uma pia depois do piso pronto custa caro.

7. Corpo de Bombeiros

Locais com público, cozinha e gás geralmente precisam de regularização no Corpo de Bombeiros, com o auto de vistoria (AVCB) ou um certificado simplificado, conforme a área, a lotação e o risco. As regras são estaduais, e cada Corpo de Bombeiros tem o seu portal e as suas instruções técnicas.

Itens que quase sempre aparecem: extintores adequados e dentro da validade, sinalização de saída, iluminação de emergência, instalação de gás conforme a norma e, em cozinhas maiores, sistema de exaustão com manutenção.

8. Nota fiscal e sistema antes da primeira venda

Na véspera da abertura, você precisa conseguir vender, cobrar, emitir nota e fechar o caixa. Para a NFC-e, você precisa de:

• Inscrição estadual ativa.
• Certificado digital da empresa, em geral do tipo A1.
• CSC, o código de segurança do contribuinte, gerado no portal da SEFAZ do seu estado.
• Cadastro fiscal dos produtos: NCM, CFOP e a tributação de cada item, definidos com o contador.
• Um emissor integrado ao sistema da loja.

O passo a passo está em como emitir NFC-e no restaurante.

Checklist do sistema

Antes de abrir, confira se você tem:

• Cardápio cadastrado com preços, tamanhos e complementos.
• PDV para o balcão e para pedidos por telefone.
• Impressora na cozinha funcionando, com teste de queda de internet.
• Formas de pagamento configuradas: dinheiro, cartão, Pix.
• Caixa com abertura, sangria e fechamento.
• Usuário e senha individuais para cada pessoa da equipe.
• Cardápio digital publicado, se for vender por delivery.
• Relatórios de venda e de caixa para o primeiro fechamento.

Como comparar sistemas sem cair em letra miúda está em como escolher um sistema para restaurante.

O que mais entra na lista

Alguns itens não são licenças, mas atrasam a abertura se ficarem para o fim:

• Conta bancária da empresa, separada da pessoal desde o primeiro dia.
• Maquininha de cartão e conta para receber Pix no CNPJ.
• Contratação da equipe com registro, orientada pelo contador.
• Fornecedores cadastrados, com prazo de entrega e condição de pagamento.
• Contrato de aluguel com cláusula de viabilidade e prazo de carência para a reforma.
• Seguro do imóvel e dos equipamentos.

Erros comuns na abertura

Os atrasos de abertura costumam vir dos mesmos lugares:

• Reforma antes da orientação sanitária. A cozinha fica pronta e a vigilância pede outra pia, outro ralo ou separação de áreas. Mostre a planta antes de quebrar parede.
• Gás e exaustão no fim da obra. São os itens que mais pesam na vistoria dos bombeiros e no incômodo dos vizinhos. Planeje junto com o layout.
• Produto sem cadastro fiscal. Sem NCM e tributação definidos com o contador, a NFC-e não sai, e a primeira semana vira venda sem nota ou fila no caixa.
• Certificado digital comprado em cima da hora. A emissão pode exigir validação presencial ou por vídeo. Resolva na mesma semana em que sai o CNPJ.
• Sistema configurado na véspera. Cadastrar cardápio, impressora e formas de pagamento leva dias, não horas. Comece pelo menos duas semanas antes e faça um ensaio com amigos.
• Equipe sem treino no sistema. Na inauguração todo mundo está nervoso. Quem aprendeu a lançar pedido no dia anterior erra no primeiro pico.

Uma regra simples ajuda: marque a data de abertura só depois que as licenças obrigatórias para o seu endereço estiverem em mãos ou formalmente dispensadas.

Como fazer isso no Rest Food

O Rest Food cobre o item 8. O plano Balcão já inclui PDV de balcão e telefone, cadastro de produtos, tamanhos e complementos, caixa com fechamento cego, impressão automática na cozinha e relatórios. A nota fiscal NFC-e, NF-e e NFS-e é emitida pela Focus NFe: o restaurante contrata a Focus NFe, tem certificado A1 e CSC da SEFAZ e cola o token em Configurações → Fiscal. Há 14 dias de teste grátis, sem cartão, para montar o cardápio antes da abertura.