Entregadores próprios: como organizar rotas, taxa e acerto

Quando ter entregadores próprios faz sentido

Ter entregadores próprios dá controle sobre o tempo de entrega, a forma como o pedido chega e o contato com o cliente. Em troca, você assume a organização: escala, rotas, dinheiro em mãos e acerto no fim da noite. Faz sentido quando o volume de entregas é constante nos horários de pico e a área atendida é conhecida.

Se a sua loja faz poucas entregas espalhadas ao longo do dia, um entregador fixo fica ocioso boa parte do tempo. Nesse caso, entregadores por chamada ou logística terceirizada podem sair mais baratos. O ponto de partida é medir: quantas entregas por hora você faz no pico e fora dele.

Formas de contratação: visão geral

Este é o ponto em que você precisa de orientação profissional. O que segue é só um panorama para você chegar preparado à conversa com o contador ou o advogado trabalhista.

• Empregado CLT. Salário, horário de trabalho, registro em carteira, encargos e benefícios. A Consolidação das Leis do Trabalho (abre em nova aba) considera empregado quem presta serviço de forma não eventual, sob dependência do empregador e mediante salário.
• Prestador autônomo ou freelancer por diária. Comum no delivery, pago por turno, por entrega ou pelas duas coisas. A forma como a relação funciona no dia a dia pesa mais que o nome no contrato.
• Entregador com MEI. O entregador tem o próprio CNPJ de microempreendedor e emite nota pelo serviço. As regras de enquadramento e de atividades permitidas estão no Portal do Empreendedor (abre em nova aba).

Combine também, por escrito, quem paga combustível, manutenção da moto, celular e internet, e o que acontece em caso de acidente ou multa. Essas despesas entram na conta do custo por entrega.

Quanto custa cada entrega

Antes de definir a taxa, descubra o custo real. Exemplo de uma noite de sexta com um entregador pago por diária mais valor por entrega:

• Diária: R$ 60,00.
• Valor por entrega: R$ 5,00.
• Entregas na noite: 25.
• Custo total: R$ 60,00 + 25 × R$ 5,00 = R$ 185,00.
• Custo por entrega: R$ 185,00 ÷ 25 = R$ 7,40.

Se a taxa de entrega média cobrada do cliente é R$ 7,00, as 25 entregas arrecadam R$ 175,00. Faltam R$ 10,00 na noite, que saem da margem dos pedidos. Não é necessariamente errado, mas precisa ser uma decisão, não uma surpresa.

Repare que a mesma diária com 15 entregas dá R$ 60,00 + 15 × R$ 5,00 = R$ 135,00, ou R$ 9,00 por entrega. Por isso escala certa importa tanto quanto taxa certa: entregador parado encarece cada pedido.

Como definir a taxa de entrega

A taxa deve cobrir o custo médio da entrega naquela região. Há três jeitos de organizar:

Em todos, defina também o prazo e o pedido mínimo por zona. Um bairro distante com taxa baixa e sem pedido mínimo atrai pedido pequeno que custa mais para entregar do que deixa de margem. A conta passo a passo está em como calcular a taxa de entrega por bairro e por km.

Rotas: agrupar sem atrasar

Agrupar pedidos próximos numa mesma saída é o que reduz o custo por entrega no pico. Algumas regras práticas:

• No máximo três entregas por rota. Acima disso, o último cliente recebe tarde e frio.
• Agrupe por direção, não só por horário. Dois pedidos que saíram juntos em bairros opostos não formam rota.
• Ordem de entrega pelo caminho, não pela ordem em que os pedidos entraram.
• Não segure pedido pronto para completar rota. Se o próximo pedido para aquela direção ainda vai demorar, despache o que está pronto.
• Navegação pelo aplicativo de mapas que o entregador já usa. Endereço completo e ponto de referência evitam ligação no meio do caminho.

O despacho funciona melhor quando uma pessoa no balcão olha o painel de pedidos prontos e decide as rotas. Deixar o entregador escolher o que leva costuma gerar disputa pelas entregas mais curtas.

Acerto do dia: o dinheiro precisa bater

O acerto é o momento em que mais se perde dinheiro no delivery próprio, e quase sempre por desorganização, não por má-fé. Ele tem três partes:

1. Fundo de troco. O valor que o entregador levou no início do turno.
2. Dinheiro recebido. A soma dos pedidos pagos em dinheiro que ele entregou.
3. Pagamento do entregador. Diária mais entregas, conforme combinado.

Exemplo: o entregador saiu com R$ 50,00 de fundo de troco, fez 14 entregas e recebeu R$ 312,50 em dinheiro em seis pedidos. Ele recebe diária de R$ 60,00 mais R$ 5,00 por entrega.

• Dinheiro que ele tem em mãos: R$ 50,00 + R$ 312,50 = R$ 362,50.
• Pagamento dele: R$ 60,00 + 14 × R$ 5,00 = R$ 130,00.
• Valor a devolver ao caixa, se o pagamento for descontado na hora: R$ 362,50 − R$ 130,00 = R$ 232,50.

Para isso funcionar:

• Cada pedido pago em dinheiro vinculado ao entregador que o levou, no sistema.
• Troco calculado no pedido. O cliente informa "troco para R$ 100" e o entregador já sai com o troco certo.
• Pix na entrega conferido na conta da loja, não no print do celular. Veja Pix no delivery.
• Acerto no mesmo dia. Deixar para o dia seguinte mistura turnos e ninguém lembra mais de nada.
• Registro no caixa. O valor devolvido entra como movimento do caixa da sessão, e o pagamento do entregador como saída.

Regras do turno que evitam problema

Combine as regras antes do primeiro turno e deixe por escrito:

• Limite de dinheiro em mãos. Defina um valor máximo. Acima dele, o entregador passa na loja e deixa o excedente, registrado como sangria do caixa.
• Bolsa térmica limpa e lacre nos pedidos. O lacre mostra ao cliente que o pedido não foi aberto no caminho e protege o entregador em caso de reclamação.
• Equipamento de segurança. Capacete e o que mais for exigido pela legislação de trânsito para a atividade.
• Conferência na saída. O entregador confere a quantidade de volumes e a bebida antes de sair. Bebida esquecida é o erro mais comum do delivery.
• Contato com o cliente pelo canal da loja. Evita que o telefone pessoal do entregador fique com a base de clientes.

Acompanhamento do cliente

Entrega própria permite um cuidado que o cliente percebe: mensagem de saída para entrega, link de acompanhamento e posição do entregador. Isso reduz a ligação "meu pedido já saiu?" e libera o atendente no pico. Também ajuda a reduzir reclamação e cancelamento, assunto de como reduzir cancelamentos no delivery.

Checklist de implantação

• Forma de contratação definida com o contador.
• Regras de pagamento, combustível e responsabilidades por escrito.
• Custo por entrega calculado para pico e fora do pico.
• Áreas de entrega com taxa, prazo e pedido mínimo por zona.
• Fundo de troco definido por entregador.
• Rotina de acerto no fechamento de cada turno.
• Pessoa responsável pelo despacho no pico.

Escala por dia da semana

O delivery não tem o mesmo volume todos os dias. Escalar a mesma equipe de segunda a domingo encarece as noites fracas. Use o histórico de pedidos por dia e por hora para montar a escala.

Exemplo, considerando que cada entregador faz três entregas por hora na sua área:

Fora do pico, um entregador costuma bastar. Reveja a escala a cada mês, porque feriado, jogo de futebol e chuva mudam o desenho.

Indicadores para acompanhar

• Custo por entrega, separado por dia da semana.
• Entregas por entregador por hora no pico.
• Tempo médio entre o pedido pronto e a entrega. Se cresce, falta entregador ou a rota está mal montada.
• Diferenças no acerto. Uma diferença pequena e recorrente indica processo falho, não azar.
• Reclamações de atraso por bairro. Mostram se a área ou o prazo prometido estão grandes demais.

Como fazer isso no Rest Food

No plano Delivery do Rest Food, o módulo de entregadores faz o despacho dos pedidos, monta rotas de até 3 entregas e registra o acerto do dia com o dinheiro recebido por entregador. O entregador usa uma página no celular que envia a localização, e o cliente acompanha o pedido pelo link. As áreas de entrega aceitam bairro, raio ou polígono, com taxa, prazo e pedido mínimo por zona, e o caixa registra sangria, suprimento e fechamento cego. Logística terceirizada, como Uber Direct e iFood Entrega Fácil, está em breve. Se você opera uma pizzaria ou marmitaria com entrega própria, as páginas de segmento mostram o fluxo completo.